회사에서 일잘하는 사람(일잘러)이 될 수 있는 방법 중 하나인 보고서와 기획서를 작성하는 법에 대해 알아보겠습니다. 직장에서 문서를 작성할 때 가장 자주 접하는 유형이 보고서와 기획서일 것 입니다. 하지만 두 문서는 차이점이 분명 존재합니다. 보고서는 사실을 전달하는 문서이라면 기획서는 미래 계획을 제안하는 문서라는 점에서 차이점이 있습니다. 오늘은 보고서와 기획서의 차이점을 비교하고, 효과적인 작성법을 소개합니다. 보통 보고서와 기획서는 그 사람을 평가를 할 수 있는 얼굴이라고 합니다. 경력직이나 신입직원들은 보고서를 가지고 문서능력을 평가하는 중요한 요인이 되고 있습니다. 특히 과장이상인 사람들은 보고서 능력을 가지고 있어야 그 팀 리더의 자격을 갖출 수 있는 자격이 주어집니다. 그렇기 때문에 정말 중요한 부분이라는 것을 잊지 마세요.
1. 보고서와 기획서의 기본 개념
① 보고서는 무엇일까요?
보고서는 특정 업무, 연구, 실적, 프로젝트 진행 상황 등을 상사 또는 밀접하게 일하는 부서에 전달하는 문서입니다. 보고서는 객관적인 사실을 전달하는 것이 핵심이며, 간결하고 명확한 표현이 아주 중요합니다.
보고서의 주요 특징
✔ 목적: 사실 전달 및 결과 보고
✔ 작성 방식: 논리적, 객관적, 간결함
✔ 주요 내용: 현황, 분석, 결론, 제안
② 기획서는 무엇일까요?
기획서는 특정 프로젝트나 아이디어를 제안하고 실행하고자 하는 계획을 설득력 있게 전달하는 문서이며, 설득이라는 포인트를 기억해 주시기 바랍니다. 기획서 무엇보다도 창의성과 설득력이 중요하며, 구체적인 실행 계획이 포함되어야 하는게 핵심입니다.
기획서의 주요 특징
✔ 목적: 아이디어 제안 및 실행 계획 수립!
✔ 작성 방식: 논리적이면서도 설득력 강조해야 함
✔ 주요 내용: 배경, 목표, 전략, 실행 계획을 세워야 함
보고서는 현재와 과거의 내용을 다루는 반면, 기획서는 미래를 계획하는 문서라는 점에서 가장 큰 차이가 있습니다.
2. 보고서와 기획서의 구성 차이
보고서와 기획서는 형식적인 차이도 뚜렷합니다. 그 차이점에 대해서 알아보도록 하겠습니다.
| 구분 | 보고서 | 기획서 |
| 목적 | 사실 전달 및 분석 | 아이디어 제안 및 실행 계획 |
| 주요 독자 | 상급자, 관리자 | 의사결정자, 투자자, 고객 |
| 중요 요소 | 객관적인 데이터, 분석 결과 | 창의적인 아이디어, 전략 |
| 표현 방식 | 논리적, 간결, 객관적 | 설득력 있는 서술, 스토리텔링 |
| 필수 항목 | 개요 → 본론(현황/분석) → 결론(시사점) | 배경 → 목표 → 전략 → 실행 계획 → 기대 효과 |
| 시각 자료 | 표, 그래프 활용 | 이미지, 인포그래픽 활용 |
① 보고서의 일반적인 구성
- 제목 – 문서의 핵심 내용을 함축적으로 표현
- 개요(서론) – 보고서의 목적과 주요 내용을 요약
- 본론
- 배경 및 현황 분석 해야 함
- 데이터 및 사실 기반 설명 해야 함
- 분석 결과 도출
- 결론
- 주요 시사점 및 향후 방향을 잡아야 함
- 개선 사항 제안을 해야 함
② 기획서의 일반적인 구성
- 제목 – 프로젝트나 기획안의 핵심 내용을 강조
- 배경(문제 정의) – 기획이 필요한 이유 설명
- 목표 – 기획이 해결하고자 하는 목표 설정
- 전략 및 실행 계획
- 핵심 전략 소개
- 구체적인 실행 방법
- 예상되는 도전 과제 및 해결 방안
- 기대 효과 – 기획이 실행될 경우의 성과 예상
기획서는 문제 해결을 위한 계획이 핵심이고, 보고서는 결과와 사실을 전달하는 것이 핵심입니다.
3. 보고서와 기획서 작성법 및 표현 차이
문서의 목적이 다르므로 표현 방식도 차이도 분명이 해야 합니다.
✅ 보고서 작성법
- 객관적이고 논리적인 표현 사용 하는법
- ❌ "이 방식이 더 좋을 것 같습니다." (개인의 생각은 최대한 지양)
- ✅ "데이터 분석 결과, A 방식이 B 방식보다 30% 효율성이 높았습니다." (수치를 사용하는게 좋음)
- 사실을 근거로 제시
- 보고서는 자신의 의견이 아닌 객관적인 데이터를 바탕으로 작성해야 함 (객관적인 자료를 가지고 이야기함)
- 짧고 명확한 문장 사용
- 가독성을 높이기 위해 짧고 간결한 문장 구성 (짧고 핵심적인 것)
✅ 기획서 작성법
- 설득력 있는 스토리텔링 활용
- 잘못된 사례 : "이 프로젝트는 새로운 시도입니다."
- 긍정적인 사례 : "이 프로젝트는 A 시장에서 성공적인 사례를 기반으로 개발되었으며, 6개월 내 20% 성장 가능성이 있습니다."
- 비주얼 요소 적극 활용
- 도표, 그래프, 이미지, 인포그래픽 등을 사용하여 시각적으로 설득력 강화
- 긍정적이고 전략적인 표현 사용
- 잘못된 사례 : "이 방식은 단점이 있습니다."
- 긍정적인 사례 : "이 방식은 A 조건에서는 최적화되어 있으며, B 상황에서는 추가 조정이 필요합니다."
보고서는 객관적인 데이터 중심, 기획서는 설득력 있는 스토리 중심으로 작성하는 것이 가장 핵심입니다.
결론
직장에서 보고서와 기획서는 매우 자주 사용되는 문서이지만, 목적과 표현 방식, 구성에서 큰 차이가 있습니다.
📌 정리하면:
✅ 보고서는 현재와 과거의 사실을 전달하는 문서 → 객관적인 데이터, 논리적인 표현 필요
✅ 기획서는 미래를 계획하고 설득하는 문서 → 창의적인 아이디어, 설득력 있는 표현 필요
각 문서의 차이점을 이해하고 적절한 작성법을 적용하면, 직장 내 문서작성 능력을 더욱 향상시킬 수 있습니다. 올바른 문서 작성법을 익혀 효율적인 업무를 수행해 보세요!